Allgemeine DS-Erklärung der FRA-UAS für Veranstaltungen

Gemäß Art. 13, 14 DSGVO

Wir gewährleisten den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Den folgenden Informationen gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entnehmen Sie bitte, welche Daten wir wann und wofür auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten. 

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Ihre Daten werden im Zusammenhang mit der Veranstaltung verarbeitet, an der Sie teilnehmen.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Frankfurt University of Applied Sciences

Gesetzlich vertreten durch:
Präsident der Frankfurt University of Applied Sciences
Prof. Dr. Kai-Oliver Schocke

Nibelungenplatz 1
60318 Frankfurt a. M.
Tel.: +49 69 1533-2415
E-Mail: praesident(at)fra-uas.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Frankfurt University of Applied Sciences

Der Datenschutzbeauftragte
Nibelungenplatz 1
60318 Frankfurt am Main
Tel.-Nr.: +49 69 1533-3020
E-Mail: dsb(at)fra-uas.de

4. Verarbeitungstätigkeit

4.1. Organisation, Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung

Für die Organisation, Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verarbeiten wir maximal folgende Kategorien personenbezogenen Daten von Ihnen, insofern Sie uns diese im Anmeldeformular zur Verfügung gestellt haben: 

• Statusgruppe (z. B. Beschäftigte*r, Studierende*r, Professor*in etc.)
• Name u. Namenszusatz
• Kontaktdaten 
• Stammdaten Personal (Organisationseinheit, Vorgesetzte*r)
• Stammdaten Studierende (Studiengang / Fachbereich, Semester etc.)
• Alter

Wenn vorgesehen ist, dass für die Veranstaltung Teilnahmebestätigungen ausgehändigt werden, erstellen wir diese auf Basis der bei der Anmeldung von Ihnen erhobenen Namen, Kontaktdaten und Stammdaten.

4.2 Foto- / Video- und Audioaufnahmen während der Veranstaltung

Während der Veranstaltung erstellen wir gegebenenfalls Fotos von der Veranstaltung, ggf. auch Video- oder Audioaufnahmen. Ein Aushang "Film- & Fotohinweis nach DSGVO Art. 13/14" am Veranstaltungsort informiert Sie über Ihre Rechte nach Art. 13 DSGVO. Für Fotos, auf denen Sie im Fokus stehen, holen wir eine schriftliche Erlaubnis (Bildrechteerklärung) von Ihnen ein.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Organisation, Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung:
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1, lit. a) DSGVO – Einwilligung
2. Erstellen, Verarbeiten und Verbreiten von Fotos, Videos und Audioaufnahmen der Veranstaltung:
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1, lit. a) DSGVO – Einwilligung (Information über Betroffenenrechte: Aushang bei der Veranstaltung)
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §23 KunstUrhG (Verbreitung von Bildern mit Personen als Beiwerk, Bildern von Versammlungen, Bildern der Zeitgeschichte) 
3. Archivierung ausgewählter Fotos: 
   Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1, lit. a) DSGVO – Einwilligung 
   Rechtsgrundlage: Art. 89 DSGVO (Archivierung zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken)

6. Kategorien von Empfängern

6.1 Anmeldung, Organisation und Teilnahme an der Veranstaltung

Ihre in 4.1 genannten Daten werden je nach Anmeldeportal innerhalb der Frankfurt University of Applied Sciences von Beschäftigten

• der Abteilung Kommunikation (Anmeldungen über Webportal)
• und den Organisator*innen der Veranstaltung (Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung)

verarbeitet. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

6.2 Foto- / Video- und Audioaufnahmen

• Die während der Veranstaltung erstellten Aufnahmen lt. 4.2 werden auf Systemen der Frankfurt University of Applied Sciences gespeichert und verarbeitet.
• Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit verbreitet die Hochschule Aufnahmen der Veranstaltung an Journalisten und publiziert diese auf ihrem Internetangebot und in den Social Media-Kanälen (Facebook, Instagram, u. a.).

7. Datenübermittlung an ein Drittland

Es findet keine Datenübermittlung an ein Drittland statt.

8. Dauer der Datenspeicherung

Anmeldeliste

Die Anmeldeliste (digital u. analog) wird von den beteiligten Stellen (Veranstaltungsorganisator*innen, Webredaktion, Veranstaltungsmanagement etc.) je nach Verantwortung für die Liste – spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung sowohl in Typo3 / Buchsys / CampUAS als auch in allen anderen Systemen gelöscht, in denen sie abgelegt wurde (E-Mails, Nextcloud, Fileserver).

Namensschilder und Teilnahmebestätigungen

Erstellte Namensschilder und Teilnahmebestätigungen, die nicht verwendet wurden bzw. zurückgegeben wurden, werden unmittelbar bis max. 1 Woche nach der Veranstaltung vernichtet.

Fotos, Videos und Audio-Aufnahmen

Ausgewählte Fotos werden durch die Webredaktion archiviert.

Fotos, Videos und Audio-Aufnahmen der Veranstaltung können lt. Einwilligung bzw. Bildrechteerklärung (bei Personen im Fokus) bis auf Widerruf gespeichert werden.

9. Rechte der Betroffenen

Jede Person, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, hat grundsätzlich folgende Rechte: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

a. Widerspruchsrecht

Gemäß Art. 21 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. In diesem Fall müssen Sie für den Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

b. Widerruf der Einwilligung

Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

10. Beschwerdemöglichkeit

ie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an uns, den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 31 63
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 140 80
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.hessen.de 
Website: www.datenschutz.hessen.de

11. Bereitstellung der Daten

Sie sind zur Bereitstellung nicht verpflichtet, jedoch ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nur möglich, wenn Sie uns die benötigten und als Pflichtangaben bezeichneten Daten mitteilen. Die Mitteilung der weiteren, optionalen Daten ist nicht erforderlich und erfolgt auf freiwilliger Basis.

12. Automatisierte Einzelfallentscheidung einschließlich Profiling

Eine automatisierte Einzelfallentscheidung oder Profiling findet nicht statt.