Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO für Veranstaltungen im Kontext der Forschung und Lehre mit einem direkten Bezug zu Lehrtätigkeiten via „Zoom“

Stand: 09.12.2020

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom „Online-Meetings“ steht, ist der

Präsident der Frankfurt University of Applied Sciences
Prof. Dr. Kai-Oliver Schocke
Nibelungenplatz 1
60318 Frankfurt a. M.
Tel.: +49 69 1533-2415
E-Mail: praesident(at)fra-uas.remove-this.de
www.frankfurt-university.de

Hinweis

Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.

• Ein Aufruf der Internetseite https://fra-uas.zoom.us/download ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
• Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
• Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ unter https://fra-uas.zoom.us/join finden.
• Die Frankfurt University of Applied Sciences stellt zudem einen Single-Sign-On-Zugang (SSO) zur Verfügung, den Mitarbeitende und Lehrende zu nutzen haben.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Frankfurt University of Applied Sciences
Alexander Becker
Nibelungenplatz 1
60318 Frankfurt am Main
Tel.-Nr.: +49 69 1533-0
E-Mail: dsb(at)fra-uas.remove-this.de

3. Zwecke der Verarbeitung

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Die Frankfurt University of Applied Sciences hat für die Nutzung von Zoom eine zentrale Edu Site License erworben.

Zur Unterstützung des Forschungs- und Lehrbetriebs wird Zoom an der Frankfurt University of Applied Sciences für die Durchführung von virtuellen interaktiven Online-Kursen und Webinaren („Online-Veranstaltungen“) im Kontext der Forschung und Lehre mit einem direkten Bezug zu Lehrtätigkeiten genutzt. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Zoom dient dem Zweck der Erfüllung der Hochschulaufgaben i.S.v. § 3 HHG. Erfasst ist die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, die Bereitstellung von Updates, die Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht. Eine Nutzung von Zoom zu privaten oder kommerziellen Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten Lizenzen ist ausgeschlossen.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom „Online-Meetings“ erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern die Nutzung auf freiwilliger Basis erfolgt und vor der Nutzung in die Datenschutzrichtlinien und Nutzungshinweise von Zoom und der Frankfurt University of Applied Sciences eingewilligt wird;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern eine Datenverarbeitung im Rahmen eines Vertragsverhältnisses durchgeführt wird;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 12 Abs. 6 HHG;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 HDSIG i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV, für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten und Bediensteten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Präsidiumsbeschluss 1068 der Frankfurt UAS;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Präsidiumsbeschluss 1086 der Frankfurt UAS;
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 HDSIG, § 3 HHG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 HDSIG, § 13 HHG, bei einem Einsatz von Zoom zur Erfüllung von Lehraufgaben.

5. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt von der individuellen Einstellung des Nutzers bzw. der Nutzerin ab. Für die Erstellung eines Benutzerprofils in der Edu Site License, werden folgende Daten benötigt:

• Vor- und Nachname
• Dienstliche E-Mail-Adresse

Die Teilnahme an einem Zoom „Online-Meeting“ oder das Betreten eines „Meeting-Raums“ ist ohne Registrierung möglich. Auch in diesem Fall müssen Angaben zu einem Namen gemacht werden. Hierbei kann auch ein Pseudonym verwendet werden. Abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalten, können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Es sollten nur Daten verwendet werden, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. Im Übrigen sollte den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit Rechnung getragen werden. Hinweise zur Verarbeitung von Cookies finden sich unter https://zoom.us/cookie-policy.

Für die Nutzung von Zoom über SSO werden Ihnen während des Anmeldeprozesses separate Datenschutzhinweise angezeigt.

6. Umfang der Verarbeitung

Die Frankfurt University of Applied Sciences verwendet Zoom zur Durchführung von „Online-Meetings“ im Rahmen der Lehre. Es erfolgen keine automatischen Aufzeichnungen. Soweit ein „Online-Meeting“ aufgezeichnet werden soll, wird dies den Teilnehmern transparent im Vorfeld mitgeteilt. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der Zoom-App angezeigt. Eine Aufzeichnung ist nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmer, im Rahmen des geltenden Rechts und zur Ermöglichung der konkreten Aufgabenerfüllung zulässig. Es sind stets die Urheber und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden die Chatinhalte protokolliert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden. Wenn Sie bei Zoom als Benutzer bzw. Benutzerin registriert sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

7. Weitergabe und Empfänger von personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Zoom „Online-Meetings“ verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Etwas anderes gilt nur, sofern diese Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter Zoom sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

8. Informationen für eine zulässige Nutzung von Zoom

Die Nutzung von Zoom ist erst ab einem Alter von 16 Jahren zulässig. Inhalte mit einem hohen Schutzbedarf oder solche, die streng vertraulich sind, sollten in der Regel nicht über Zoom ausgetauscht werden. Des Weiteren darf nach RSO 1086 vom 27.04.2020 Zoom nur für Zwecke der Lehre und in Bereichen genutzt werden, in denen keine sensiblen Daten übermittelt werden müssen. Sofern es um die Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten geht (z.B. Gesundheitsdaten), ist eine Nutzung von Zoom also ausgeschlossen.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald kein Erfordernis für eine weitere Speicherung vorliegt, der Zweck der Datenverarbeitung erreicht ist und keine Aufbewahrungsfristen bestehen.

10. Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

1. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
2. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
3. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
4. Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Frankfurt University of Applied Sciences, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Frankfurt University of Applied Sciences ist der

Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
Telefax: +49 611 1408-611
https://datenschutz.hessen.de

11. Datenverarbeitung in einem Drittland

Der Sitz von Zoom Video Communications, Inc. befindet sich in den USA, eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Die Frankfurt University of Applied Sciences hat mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Zoom wird die personenbezogenen Daten, die außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden:

• in einem von der Europäischen Kommission festgelegten Gebiet, das ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet, verarbeiten; oder
• geeignete Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der personenbezogenen Daten implementieren, einschließlich der Übermittlung gemäß dem geltenden Übertragungsmechanismus, einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. (dazu: https://zoom.us/privacy#_Toc44414846 (Stand: 07.12.2020))

12. Zustimmungserklärung

Für eine Nutzung ist es erforderlich, den Nutzungsrichtlinien von Zoom und der Datenschutzrichtlinie von Zoom zuzustimmen sowie die zur Hinweise zur Nutzung von Zoom für Lehrende der Frankfurt University of Applied Sciences zur Kenntnis zu nehmen. Maßgebend sind die zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen. Die Erstellung eines Benutzerkontos ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und ggf. eine Registrierung ist eine Nutzung von Zoom nicht möglich.